Bare Oaks Bare Oaks Social Committee

If you would like to submit a proposal for a Member hosted social event, complete this form and it will be reviewed by the Bare Oaks Social Committee (BOSC).  You will be contacted by a representative of the committee.

It is important that complete information is provided for the event description and supplies/resources required.  Failure to provide sufficient information may result in the approval of the submission to be delayed or declined.

The Following criteria will be considered by BOSC when reviewing proposals for approval:

  1. Proposal is Complete
    Form is filled out and all details are provided.
  2. Event is inclusive
    Can all ages, genders, abilities participate in some way?
  3. Right of First Refusal.
    If the proposal was run the previous year then the proposer has to agree to give up event to new proposer.
  4. First Come, First Serve.
    If two proposals are received for similiar new events, then the first one in shall be approved.
The description should minimally include details of the nature of the event, target group that it is intended for (ie: adult, child, family), proposed times (ie: morning, 2PM-4PM, over dinner hour).  Supplies/resources should list anything required to run your event, including items like paper plates, paints, assistance with flyers for promotion, prizes, volunteers.

100% of profits to go to BOSC and receipts must be submitted with the monies within a week, otherwise, future proposals may not be accepted.

Si vous voudriez soumettre une proposition pour un événement qui sera organisé par les membres, remplissez ce formulaire et il sera passé en revue par le Comité Social (BOSC).

Il est important que l'information donnée soit complète. La description d'événement et les approvisionnements/ressources sont essential/obligatoire.  Si l'information fournis est insuffisante, la soumission peut être retardée ou diminuée.

L'approbation des propositions par le Comité social de Bare Oaks (BOSC) sera basée sur les critères suivants:

  1. La proposition est complète.
    Le formulaire est rempli et tous les détails sont fournis.
  2. L'activité est inclusive.
    Est-ce qu'on pourra y participer d'une façon ou d'une autre, quels que soient son âge, son genre ou sa forme physique?


La description devrait (au minimum) inclure des détails de la nature de l'événement, groupe prévu (i.e. adulte, enfant, famille), la périodes (i.e. matin, 2PM-4PM, dîner).  Les approvisionnements/ressources devraient énumérer n'importe quoi exigé pour couvrir votre événement, y compris des articles comme les plaques à papier, les peintures, aide avec la promotion, prix, volontaires.

100% des profits iront au BOSC et il faut envoyer les reçus avec l'argent d'ici une semaine, sinon il se pourrait que de futures propositions ne soient pas acceptées.

* Contact Information (Information de contact):

* Email Address:

* Event/Idea Name (Nom de l'événement/idée):

* Description of event/idea [i.e. proposed times, intended target group]:
  (Description de l'événement/idée [i.e. la périodes, groupe cible prévu]):

Preferred Date[s] (Date[s] Préférées):
1st (1iere)  /   / 
2nd (2ieme)  /   / 
No Preference (Pas de Préférence):

Are you willing to take the lead in organizing the event?
(Êtes-vous disposé à prendre charge de cet événement?)
   Yes (Oui)    No (Non)

Cost to participant (Coût par personne/participant):  

Supplies/Resources needed [Estimated - i.e. paper plates, prizes, paints]:
(Approvisionnements/ressources requises [prévu - i.e. plaques à papier, prix, peintures]):

Number of volunteers needed [Estimated] (Nombre de bénévoles requis [prévu]):  

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This page was last updated on Jun 20, 2016